اتوماسیون فرآیند چیست و چه کاربردی دارد؟

 

اتوماسیون فرایند از فناوری برای خودکارسازی فرایندهای تجاری پیچیده استفاده می کند. این دستگاه به طور معمول دارای سه عملکرد است: خودکارسازی فرایندها، متمرکزسازی اطلاعات و کاهش نیاز به ورودی افراد. این دستگاه برای رفع تنگناها، کاهش خطاها و از دست دادن داده ها طراحی شده است، در حالی که شفافیت، ارتباط بین بخش ها و سرعت پردازش را افزایش می دهد.

نمودار اتوماسیون فرآیند

به فکر ستشوی ماشین باشید. این فرایند، که کاملاً خودکار است، چیزی شبیه به این است:

مشتری نوع شستشو را که می خواهد انتخاب می کند

سیستم از مشتری درخواست پرداخت می کند

پرداختی را از مشتری می گیرد

تراکنش را تأیید می کند و به مشتری توصیه می کند که به کارواش برسد

با استفاده از سنسور زمانی که خودرو در موقعیت مناسب قرار دارد را تشخیص می دهد و به راننده توصیه می کند که بایستد

از طیف وسیعی از سنسورها برای تشخیص ارتفاع و اندازه خودرو استفاده می کند

برنامه از پیش انتخاب شده و پولی را اجرا می کند. این شامل تعدادی متغیر است، از جمله شستشو، شستشو با صابون و برس، استفاده از موم و سشوار کشیدن ماشین

در صورت تکمیل، به مشتری توصیه می کند از کارواش خارج شود.

در حالی که یک اتوماسیون بسیار ساده است، این فرایند از همان روشی است که اکثر مردم با آن آشنا هستند و یک معامله دیجیتالی و ورودی مشتری را به صورت یکپارچه ادغام می کند و آن را با استفاده از نرم افزار، سخت افزار و ارتباط با یک سیستم حسابداری به مجموعه مکانیکی اتوماسیون تبدیل می کند.

اتوماسیون فرآیندها با حذف ورودی های انسانی، سیستم را ساده می کند، که خطاها را کاهش می دهد، سرعت تحویل را افزایش می دهد، کیفیت را افزایش می دهد، هزینه ها را به حداقل می رساند و فرآیند تجارت را ساده می کند. این نرم افزار شامل ابزارها، افراد و فرآیندها برای ایجاد یک گردش کار کاملاً خودکار است.

اتوماسیون فرایند در مقابل اتوماسیون فرایند رباتیک

برخی افراد از این دو واژه به جای یکدیگر استفاده می کنند. با این حال، برخی از عوامل مهم و تفاوت بین اتوماسیون فرآیند روباتیک (ՀՀԿ) و اتوماسیون فرآیند وجود دارد. در حالی که هر دو فرآیندهای تجاری را خودکار می کنند، شباهت ها به همین جا ختم می شود.

 

اتوماسیون سنتی فرایندها در کاربردها و ادغام های آن بسیار گسترده تر است. این شامل استفاده از ماشین آلات برای انجام وظایف، نرم افزار، داده ها و سیستم های ذخیره سازی و فعالیت های یکپارچه سازی است. با این حال، اتوماسیون فرآیند رباتیک بر فعالیتهای پیشرو متمرکز است و کارها را شبیه به کار انسان شبیه سازی می کند.

اتوماسیون فرآیند غالباً به مهندسین و توسعه دهندگان فناوری اطلاعات نیاز به اطلاعات زیادی دارد، در حالی که اتوماسیون فرآیند رباتیک از روبات هایی استفاده می کند که می توانند آموزش ببینند یا خودآموز هستند. به طور کلی از RA برای عملکردهای فناوری اطلاعات مانند پاسخ ایمیل، استخراج داده ها و سایر وظایف اساسی سیستم که انسان در غیر این صورت انجام می دهد استفاده می شود.

اتوماسیون فرایندهای تجاری طیف وسیعی از وظایف را شامل می شود، از جمله:

·         مدیریت و جمع آوری فایل های داده

·         خودکارسازی کارهای تکراری

·         اتصال و ادغام منابع و خدمات داده ها

چه زمانی یک سازمان از اتوماسیون فرایند استفاده می کند؟

فرآیندهای متداول که باید خودکار شوند شامل صورتحساب، سفارشات فروش، تطبیق حسابداری، ورود داده ها، درخواست های سیستم، حقوق و دستمزد، کارمند یا فروشنده در هنگام سوار شدن، یا خاتمه کارکنان است.

یک مثال معمولی از زمانی که اتوماسیون فرآیند می تواند بسیار سودمند باشد در یک شرکت خدماتی است. آنها ممکن است به دنبال فرآیند فعلی باشند که دارای تنگناها، مستعد خطا یا شکاف در سیستم باشد. به عنوان مثال، یک شرکت خدمات تبرید که مایل است فرآیند ورق سرویس خود را به صورت خودکار انجام دهد، می تواند شبیه این باشد:

تماس از طریق مشتری از طریق تلفن انجام می شود. جزئیات حذف شده و شغلی به صورت دستی در یک سیستم کاری ایجاد می شود.

این کار توسط مهندسی انجام می شود که به پایگاه باز می گردد و یک کاغذ فیزیکی با جزئیات روی آن بر می دارد.

مهندس در کار حاضر می شود و قطعات مورد استفاده آنها، زمان صرف شده، مسافت طی شده و سایر اطلاعات مربوطه را در برگه کار می نویسد.

مهندس آن روز به خانه می رود. روز بعد، آنها به دفتر باز می گردند و مدارک خود را رها می کنند.

تیم مدیریت به صورت دستی مدارک را پردازش می کند، سیستم را به روز می کند، قطعات را در صورت نیاز سفارش می دهد و مسافت پیموده شده و مواد مصرفی را شارژ می کند.

در صورت اتمام کار، نمونه در سیستم صورتحساب بسته می شود و فاکتور برای مشتری ارسال می شود. اگر قطعات سفارش دارند یا کار نیاز به نیروی کار قابل توجهی دارد، این چرخه می تواند به طور نامحدود ادامه یابد.

 

در آن سیستم، چندین مکان در این فرآیند وجود دارد که می توان اطلاعات را از دست داد، مهلت ها را از دست داد، کاغذبازی در سایت باقی ماند، یا هر تعداد مشکلات دیگر. اتوماسیون فرآیند همه فرصت ها برای واریانس و مشکلات را از بین می برد.