استخدام فرآیندی برای یافتن و جذب

 

فرآیند جذب و استخدام برای یافتن و جذب منابع بالقوه برای پر کردن موقعیت های خالی در یک سازمان است. این منبع از توانایی ها و نگرش های لازم برای دستیابی به اهداف یک سازمان از نامزدها برخوردار است.

فرایند استخدام فرآیندی است برای شناسایی موقعیت های خالی مشاغل، تجزیه و تحلیل الزامات شغلی، بررسی برنامه ها، غربالگری، لیست کوتاه و انتخاب نامزد مناسب.

برای افزایش کارآیی استخدام، توصیه می شود که تیم منابع انسانی یک سازمان از پنج بهترین روش پیروی کند (همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده است). این پنج شیوه، استخدام موفق را بدون هیچ گونه وقفه ای تضمین می کند. علاوه بر این، این شیوه ها همچنین ثبات و انطباق در فرایند استخدام را تضمین می کند.

روند استخدام

فرآیند جذب و استخدام اولین قدم در ایجاد یک پایگاه منابع قدرتمند است. این فرایند از سیستم تامین منابع گرفته تا تنظیم و انجام مصاحبه ها و در نهایت انتخاب نامزدهای مناسب، روشی سیستماتیک را طی می کند.

برنامه ریزی استخدام کارکنان

برنامه ریزی استخدام اولین مرحله از فرآیند جذب است، جایی که موقعیت های خالی مورد تجزیه و تحلیل و توصیف قرار می گیرد. این شامل مشخصات شغلی و ماهیت آن، تجربه، مدارک و مهارت های مورد نیاز برای کار و غیره است.

برنامه جذب ساختارمند برای جذب نامزدهای احتمالی از مجموعه ای از نامزدها الزامی است. نامزدهای احتمالی باید دارای صلاحیت، تجربه و توانایی انجام مسئولیت های لازم برای دستیابی به اهداف سازمان باشند.

شناسایی جای خالی

اولین و مهمترین فرایند برنامه استخدام، شناسایی موقعیت خالی است. این فرایند با دریافت درخواست استخدام از بخشهای مختلف سازمان به بخش منابع انسانی شروع می شود که شامل موارد زیر است:

·         تعداد پست هایی که باید پر شوند

·         تعداد موقعیت ها

·         وظایف و مسئولیت هایی که باید انجام شود

·         داشتن مدرک و تجربه لازم

هنگامی که یک موقعیت خالی مشخص می شود، مسئولیت مدیر منبع این است که تشخیص دهد آیا موقعیت مورد نیاز است یا خیر، دائمی یا موقت، تمام وقت یا پاره وقت و غیره. این پارامترها باید قبل از شروع به کار مورد ارزیابی قرار گیرند. شناسایی، برنامه ریزی و ارزیابی صحیح منجر به استخدام منابع مناسب برای تیم و سازمان می شود.

تجزیه و تحلیل شغل

تجزیه و تحلیل شغل فرایند شناسایی، تجزیه و تحلیل و تعیین وظایف، مسئولیت ها، مهارت ها، توانایی ها و محیط کار یک شغل خاص است. این عوامل به شناسایی نیازهای شغلی و آنچه که یک کارمند باید در انجام کار مولد داشته باشد کمک می کند.

تجزیه و تحلیل شغل به درک آنچه وظایف مهم هستند و نحوه انجام آنها کمک می کند. هدف آن ایجاد و مستند سازی ارتباط شغلی روشهای استخدامی مانند انتخاب، آموزش، جبران خسارت و ارزیابی عملکرد است.

مراحل زیر برای تجزیه و تحلیل شغل مهم است:

·         ثبت و جمع آوری اطلاعات شغلی

·         دقت در بررسی اطلاعات شغلی

·         ایجاد شرح وظایف بر اساس اطلاعات

·         تعیین مهارتها، دانش و مهارتهایی که برای کار مورد نیاز است.

محصولات فوری تجزیه و تحلیل شغل شرح شغل و مشخصات شغل است.

شرح شغل

شرح شغل یک سند مهم است که ماهیتی توصیفی دارد و حاوی بیانیه نهایی تجزیه و تحلیل شغل است. این توصیف برای یک فرایند استخدام موفق بسیار مهم است.

شرح شغل اطلاعاتی در مورد دامنه وظایف شغلی، مسئولیت ها و موقعیت شغلی در سازمان ارائه می دهد. و این داده ها به کارفرما و سازمان ایده روشنی می دهد که یک کارمند برای برآوردن الزامات مسئولیت های شغلی خود باید چه کار کند.

شرح شغل برای انجام مراحل زیر ایجاد می شود:

·         طبقه بندی و رتبه بندی مشاغل

·         تعیین و جهت گیری منابع جدید

·         تبلیغات و نقل و انتقالات

·         شرح مسیر شغلی

·         توسعه استانداردهای کاری در آینده

شرح شغل اطلاعاتی را در مورد عناصر زیر ارائه می دهد:

·         عنوان شغلی / شناسه شغل / سمت سازمان

·         محل کار

·         خلاصه ای از شغل

·         وظایف کاری

·         ماشین آلات، مواد و تجهیزات

·         فرایند نظارت

·         شرایط کاری

·         خطرات سلامتی

مشخصات شغلی

مشخصات شغلی بر مشخصات کاندیدایی متمرکز است که تیم منابع انسانی قرار است او را استخدام کند. اولین گام در تعیین مشخصات شغلی، تهیه لیست همه مشاغل در سازمان و مکان های آن است. مرحله دوم تولید اطلاعات هر شغل است. این اطلاعات در مورد هر شغل در یک سازمان به شرح زیر است:

·         مشخصات فیزیکی

·         مشخصات ذهنی

·         ویژگی های فیزیکی

·         مشخصات احساسی

·         مشخصات رفتاری

یک سند مشخصات شغلی اطلاعاتی را در مورد عناصر زیر ارائه می دهد:

·         صلاحیت

·         تجربیات

·         آموزش و توسعه

·         الزامات مهارت

·         مسئولیت های کاری

·         ویژگی های احساسی

انجام مصاحبه تلفنی یا تصویری

انجام مصاحبه های تلفنی یا تصویری دومین مرحله غربالگری داوطلبان است. در این فرایند، پس از نمایش رزومه، مدیر استخدام از طریق تلفن یا فیلم با داوطلبان تماس می گیرد. این فرآیند غربالگری دو نتیجه دارد:

·         این امر در تأیید نامزدها، اعم از فعال و در دسترس بودن کمک می کند.

·         همچنین به ارائه بینش سریع در مورد نگرش نامزد، توانایی پاسخگویی به سوالات مصاحبه و مهارت های ارتباطی کمک می کند.

معرفی نامزدهای برتر

شناسایی نامزدهای برتر آخرین مرحله غربالگری رزومه/نامزدها است. در این فرآیند، لایه اصلی/رزومه بالا در لیست کوتاه قرار می گیرد، که تصمیم گیری را برای مدیر استخدام آسان می کند. این فرایند دارای سه نتیجه زیر است -

لیست کوتاه 5 تا 10 رزومه برای بررسی توسط مدیران استخدام

ارائه بینش و توصیه به مدیر استخدام

به مدیران استخدامی کمک می کند تا در استخدام نامزد مناسب تصمیم گیری کنند.

ارزیابی و کنترل

ارزیابی و کنترل آخرین مرحله در فرآیند استخدام است. در این فرایند، اثربخشی و اعتبار فرایند و روشها ارزیابی می شود. استخدام یک فرایند پرهزینه است، بنابراین مهم است که عملکرد فرایند استخدام به طور کامل ارزیابی شود.

هزینه های ناشی از فرآیند جذب باید به طور موثر ارزیابی و کنترل شود. اینها شامل موارد زیر است:

حقوق به استخدام کنندگان

هزینه تبلیغات و سایر هزینه های ناشی از روشهای استخدام، یعنی هزینه نمایندگی.

هزینه های اداری و سربارهای جذب نیرو

اضافه کار و هزینه های فوق العاده، در حالی که جای خالی هنوز پر نشده است.

هزینه های جذب شده برای جذب نامزدهای مناسب برای مراحل نهایی انتخاب.

زمان صرف شده توسط مدیران و متخصصان در تهیه شرح وظایف، مشخصات شغلی و انجام مصاحبه ها.

در نهایت، سوالی که باید مطرح شود این است که آیا روش های استخدام مورد استفاده معتبر است یا خیر؟ و اینکه آیا روند استخدام به خودی خود موثر است یا خیر؟ اطلاعات آماری در مورد هزینه های ناشی از فرآیند جذب باید موثر باشد.